Рыбный Мурман. 1979 г. Июль.

Как написать письмо (Окончание. Нач. на 3 стр.). В данном случае пет возмож­ ности и нет необходимости по­ дробно говорить о том новом и любопытном, что внесли госу­ дарственные стандарты в прак­ тику подготовки организаци­ онно - распорядительной доку­ ментации. Хочется лишь ука­ зать на некоторые особенности, впервые внедряемые в делопро­ изводство. Начнем с того, что теперь в документах непременно следу­ ет указывать фамилию испол­ нителя и номер его служебного телефона. Такой порядок из­ бавляет партнеров по переписке ог ряда забот. Например, на заводе получили указание ми­ нистерства подготовить предло­ жения. направленные на расши­ рение п повышение темпов строительства детских учрежде. кон. С кем именно следует связаться по телефону, чтобы уточнить требование министер­ ства''' Раньше для этого прихо­ дилось обращаться в секрета­ риат должностного лица, от имени которого дано указание. Теперь такой необходимости нет. В письме указаны фами­ лия исполнителя и его теле­ фон. ■ Стандарты вводят единый порядок нумерации страниц до­ кументов. оформляемых на двух и более листах. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля лис-' та арабскими цифрами без слова «страница» или «стр.», знаков препинания. Это вызва­ но требованиями размножения документации и изготовления копни на двух сторонах листа. Кстати, в целях экономии бу­ маги документы со сроком хра­ нения до трех лет разрешается печатать на двух сторонах ли­ ста. Это относится прежде всего к письмам. Даты в организационно-рас­ порядительных документах сле­ дует оформлять только араб­ скими цифрами, разделенными точками. Если хотите написать «5 мая 1979 г.», пишите так: ■ *5.05.79*. В финансовых до- : умента:: допускается словесно- цифровой способ оформления Дат, Но к началу 1982 года должны привыкнуть писать даты по-другому: сначала год. л'- яц, а затем число. Напри- «19 июля 1982 г.» будем писать так: «1982-07-.19»." Та- : правило ввела Междуна­ родная организация по стан­ дартизации (ИСО). членом ко- ■орой является Советский Со- ■|'3. В нем есть определенная :::■несообразность, связанная с хранением и поиском докумен­ тов с помощью средств орга­ низационной техники. Когда ввели в действие стан­ дарты системы организационно- распорядительной документа­ ции. возникло немало вопросов. Речь, в частности, шла о том. следует или нет печатать на бланках документов эмблему предприятия и изображения го­ сударственных наград. Эмбле­ ма предприятия — это, как правило, товарный знак (знак обслуживания), зарегистриро­ ванный Государственным коми. тетом СССР по делам изобре­ тений и открытии. Решение этого вопроса ныне предостав­ лено министерствам и ведомст­ вам. II еще одно новшество, свя­ занное с необходимостью соз­ дать возможность обработки документов с помощью вычис­ лительной и организационной техники. Стандарт требует при­ менения кодов Общесоюзных классификаторов технико-эко­ номической информации. Код формы документа (например, приказ и его виды, устав, пра­ вила, акт, протокол, служебное письмо и т. д.) присваивается по Общесоюзному классифика­ тору управленческой докумен­ тации. Кодируется также наи­ менование предприятия, учреж. дения, организации, составив­ ших или издавших документ. Таковы, если говорить крат­ ко. изменения в ГОСТах 6 .3 8— 72 и 6.39 — 72. которые вво­ дятся в действие со второй по­ ловины года. К этому времени издательство Госстандарта вы­ пустит 400 тысяч экземпляров измененных нормативно-техни­ ческих документов. Будет вы­ пущен также специальный плакат, объясняющий сущ ­ ность новшества. Трудно переоценить значение стандартизации современной деловой документации, в том числе организационно . распо­ рядительной. Это и повышение культуры производства, и зна­ чительная экономия трудовых затрат. Двадцатый век, создавший теорию информации, заставил по-новому взглянуть на дело­ вую письменную речь. Время заставило серьезно заняться научной организацией делопро­ изводства. Сегодня нельзя не выразить благодарность тем ис­ следователям и энтузиастам, которые на основе изучения опыта разработали рекоменда­ ции но деловой переписке, р а з­ работали средства ее хранения и поиска, перевели на русский и издали зарубежные рекомен­ дации на эту тему. Кстати, практика и исследования пока­ зывают, что деловые докумен­ ты — это не материал для чтения Это информация, по­ буждающая к действ::::). Вот почему деловые документы должны быть краткими, но по­ нятными, компактными, но полными. II ничего страшного нет в том, что в них преобла­ дают дежурные слова и фразы. Ведь деловое письмо в сущно­ сти не пишут, а составляют. Стандарты на организацион­ но - распорядительную доку­ ментацию важны еще и тем, что они позволили «состыко­ вать» деловые бумаги с вычи­ слительной и организационной техникой. С возможностями ЭВМ и оргтехники следует скоординировать и само сред­ ство выражения мысли — сло­ во. В деловой переписке часто употребляются термины. С их помощью обозначаются вновь открываемые и создаваемые конкретные и абстрактные объ­ екты, предметы, машины, при­ боры, их узлы и детали, хими­ ческие соединения, частицы и пр. Изучением терминов; их стандартизацией сегодня заня­ то много специалистов. Они издают специальные словари, открывая таким образо.м воз­ можность четко формулировать основные положения научных теорий, и производственных си­ туаций. Популярный рассказ специалиста в этой области, не­ сомненно, вызвал бы большой интерес. Сейчас же о терминах вспоминаем потому, что их точность имеет непосредствен­ ное отношение к организацион­ но-распорядительной и другой документации, приспособленной с помощью стандартов для об­ работки па ЭВМ. Увы, даже самые «умные» ЭВМ порой отказываются по­ нимать человека. Соблюдая, казалось, все правила эксплуа­ тации электронной техники, че­ ловек приказывает машине в£і- дать имеющуюся в се «памя­ ти» информацию, скажем, по природному газу. Машина, что называется, безмолвствует. — Такой случай вполне воз­ можен, — объяснили во Всесо­ юзном научно-исследователь­ ском институте технической информации, классификации и кодирования. — Если в бли­ жайшие годы не упорядочить научно-техническую термино­ логию, в скором времени спе­ циалисты перестанут понимать друг друга, не говоря уже о машинах. В данном случае следовало приказать машине искать информацию по естест­ венному газу. «Естественный» и «природ­ ный» в данном случае синони­ мы .— слова, выражающие од­ но и то же понятие, но раз­ личные по звуковой форме, стилю или употреблению в з а ­ висимости от ситуации. Сино­ нимы свидетельствуют о бо­ гатстве языка. Но науке и тех­ нике они не нужны. Науке и технике нужны термины, кото­ рые точно, именно точно, обоз­ начают определенное понятие. В ином случае возникает пу­ таница, которая дезориентиру­ ет ученых, организаторов и командиров промышленности. Состояние. научно-техничес­ кой терминологии дока остав­ ляет ж е л а т ь ' .лучшего. Извест­ ковый шпат у н а с часто назы­ вают кальцием, вагон-самосвал — думпкаром. Больше, всего <■•повезло»-,- пожалуй, нитрату кальция. Имея вполне точную химическую формулу; в обихо­ де и даже в документах о ф и ­ циальных организаций его ве­ личают десятью разными наз­ ваниями. Каждый, ком# приходилось бывать на заводах, часто мог там слышать слово «вытяжка». Этот термин имеет по меньшей мере четыре значения. Вот и попробуйте найти об­ щий язык с электронной маши­ ной. Чего доброго, однажды она ответит: «Товарищи, разберитесь сна­ чала сами, что под этим тер­ мином вы подразумеваете». Разобраться действительно не­ обходимо. Но это уже задача других государственных стан­ дартов. В. БЕЛЯЕВ. >5 "«ѴЯЬЧГЖ ~Ж' Г Г Ж , > .■« » ’r *■’ »•* : г ж і я я г » - ** т » -тж ж ш , ■» <■ 9 ”4 Литовская ССР. Пятьсот рыбаков, вернувшихся из дальних адавании, сможет одновременно принять междурейсовый дом отдыха «Ветрунге» (на снимке), гостеприимно распахнувший саам двери в Клайпеде. ' К услугам моряков — просторный комплекс и кинозалы, ля о текачнтальня, бильярдная, уютное кафе. Фото S. Алекиавичюса (Фотохроника ТАСС). Хорошо отдыхается в пионерлагере детям моряков трало­ вого флота. Велосипедный спорт — одно из любимых увлече­ ний. Фото В. Кононова. „0КЕАН“ -79 В третьем квартале нынеш­ него года издательство «Дет­ ская литература» выпускает в свет очередной номер литера­ турно-художественного морского сборника «Океан». Тех, кто любит и регулярно читает его, мы можем порадовать: решени­ ем Госкомиздата РСФСР, начи­ ная с 1979 года, «Океан» ста­ новится ежегодным изданием. Открывает новый сборник статья министра рыбного хозяй­ ства СССР В. Каменцева «Оке­ ан, характер, профессия». Раздел «Плещет морская волна» посвящен сегодняшним дням транспортных и военных моряков,, речников. Особое вни­ мание читателей в этом разде­ ле привлечет повесть калинин­ градского писателя Ю. ІІвано.-* ва «Девочка с острова С ейб лЛ - Разнообразен по тематике раздел «Флот ведет . бой». В нем представлены и воспомина­ ния Героя Советского Союза адмирала В. Алексеева, в годы Великой Отечественной войны командовавшего дивизионом торпедных катеров на Северном флоте, документальный рассказ бывшего водолаза О. Туманова, о легендарном черноморском лидере «Ташкент»... Интересно отметить, что из двадцати семи авторов, пред­ ставленных в «Океане»-79, во­ семнадцать по своей профессии моряки, много лет отдавшие флоту. В. ТЮРИН , редактор-составитель «Оке­ ана». ВЫЛОВИЛИ СТАТУЮ Недалеко 'от острова Лимно- са греческие рыбаки подняли сетями бронзовую статую. Она представляет собой верхнюю часть тела всадника. Как пред­ полагают археологи, это фигура первого римского императора Октавпана Августа. ГІо мнению специалистов, статуя создана греческими мастерами Македо­ нии. Находка имеет большую археологическую ценность, так как бронзовые фигуры этого п е­ риода обнаруживали на терри­ тории современной Греции очень редко. Статуя перенесена в Национальный археологиче> ский музей в Афинах для ре­ ставрации. Редактор А. А. МИРОНОВ. Специалистам вычислитель­ ных центров и машиносчетных станций в практической работе могут оказать помощь новые книги, поступившие • в научно- техническую библиотеку ЦП КТ В ВРПО «Севрыба»: Венчковскнй Л. Б, «Методы кодирования технико . экономи­ ческой информации»-. М., «Со­ ветское радио», 1978. В связи с созданием автома­ тизированных систем управле­ ния и широким - внедрением •эконом 1 1ко -ма тем ат ичес ких - ме- тодов и средств вычислитель­ ной техники в практику плани­ рования и управления народ­ ным хозяйством, разраоатыва- ется большое количество р а з­ нообразных классификаторов технико-экономической инфор­ мации. В предлагаемой книге рассматривается важный раздел информационного обеспечения, связанный с проблемами р аз­ работки классификаторов тех­ нико-экономической информа­ ции. Проводятся систематиза­ ция и сравнительный анализ основных спектров кодирова­ ния. .Зингер И. С., Модин А. А., КЪрбтяев М. Ф. «Экономико­ организационные основы созда ния систем обработки данных». М. /С т а т и с т ик а » , 1978. . - Эта' книга о существующих .системах обработки данных в отраслях и звеньях , народного хозяйства, в ней анализируют­ ся их структура и основные параметры; . СЕГОДНЯ ОЖИДАЕТСЯ ПРИХОД: РТ -315 «Можайск», СТР-306 «Солнечногорск», СРТ-р-719. танкера «Нефте­ камск». ЗАВТРА : РТ-143 «Сване- тия». РТ-269 «Дагестан». Мурманск — 183001. Мур­ манский рыбный порт. ТЕЛЕФОНЫ: редактор — 62-64, заместитель редактора, ответственный секретарь — " 70-89, литературные сотрудня--’ ки — 63-96 и 70-45. Вызов с городских АТС 7-62-64, 7-70-89, 7 63-96, 7-70-45. Мурманская областная типо­ графия,- г. Мурманск. «Рыбный Мурман». Индекс — 528Q1. Цена 1 экз. — 2 коп, ________ Зак. 6244. ПН-05155.