Бюллетень Правления Мурманской ж. д. 1926 г. № 40-41.

№ 40-41 Б Ю Л Л Е Т Е Н Ь 13 Н и че го не дающий входящий или исходя­ щий номер „со всеми ж урн ал ам и или к а р то ч ­ кам и " прекращ ает свое сущ е ство вани е и зам е ­ н я е т с я условным буквенным обозначением— индексом ,— безошибочным ключом порядка. Т а к о в а в общих чертах про стая и легко доступная схема производства дел. Основное в ней— че т ко с т ь , скорость и порядок. Зд есь ум естно с к а з а т ь несколько слов о, т а к н а зы ­ ваемой, „папо чной системе делопрои зводства". Э т о си стем а документооборота, системна рас­ сы лки почты . Она приносит п о л ож и те л ь ­ ные р е зул ь та ты . С трем ление к установлению на транспорте единообразного порядка хранения документов (те кущ и й и основной архивы ) разреш ены , т а к называемой, актовой системой делопроизвод­ ства . Ны н еш н ее производство, т. н., дел, ко ­ торое хар актери зуется многообразием и о т ­ сутс тви ем необходимого порядка среди сотен ты с я ч бумаг, в таком виде дальш е терпимо бы ть не может. Н о в а я си стем а не тол ько должна вве сти порядок, но и пр и учи ть всех сотрудников к этому порядку, з а с т а в л я т ь их придерж иваться этого порядка всегда си с те ­ м атически , по стави ть повседневную работу в прямую зависимо сть от порядка. Э т и м требованиям выдвигаемая акто вая система удовлетворяет в зн ачи тел ьной мере. В о - п е р вы х :— она си стем а ти зир ует доку­ менты по классификации , т.-е . дает во зм ож ­ ность легкой ориентировки и быстрого на ­ хождения необходимого документа. В о вторых — вы не мож ете о тпр ави ть до­ к ум ен та (другими словами ) — ра зреш и ть во­ проса без того, чтобы все материалы по дан­ ному вопросу не при лож и ть к а кту немед­ ленно (резкое о тли чие от дел, где это обычно делается по мере накопления свободного времени). В - т р е т ь и х— каждому а к т у присвоено строго определенное место хранения (элем ен тарно сть порядка). В ы д а ч а акто в мож ет им е ть место л иш ь тол ько после о тм етки на карточке- заместителе , кому и когда а к т выдан (огра­ ждение от бесцельных поисков местонахо­ ждения акта). В - че твер тых — каждый а к т прикреплен к определенному сотруднику, который о тве ­ чае т как за его правильное ведение, так и за хранение. В -п яты х — а кто ва я систем а оговаривает си стем ати че ский или эпизодический контроль как к а ч е с т в а документов, та к и сроков испол ­ нения. В - ш естых — а к то ва я система вводит в ' повседневную работу целый ряд упрощений: а) стано ви тс я нен ужной регистрация доку­ ментов (входящие и исходящие № № ); б) при передаче акто в в основной архив не тр е ­ б у е т с я специальной работы (составление опи­ сей, порядковая нумерация всех документов), обычно связанной с производством нынешних дел. В п о л н е е сте ственны вопросы : 1) чем о тл и ­ ч а е тс я „ а к т " от „д е л а ", т. е. ны н еш н я я систем а производства дел от предлагаемой. 2) Р а з в е н е л ь з я нынешним делам придать все элем ен ты порядка, присущие актовой системе. Основное о тли чие актовой системы от системы нынешнего производства дел з а к лю ­ ч а е т с я в том, что она не может бы ть осущ е ­ с твл ен а без предварительной классификации функций учр еж д ени я и его документов. В то врем я , как характер и число дел м ож е т опред еляться и и зм е н я т ь с я усм о тре ­ нием заведывающего делопроизводством, число и характер акто в реглам ен тир уется для всего транспорта . Далее, одни и те ж е дела могут ве с ти с ь в разных сл уж бах (вернее : дела под одним и тем ж е наименованием ), а к т под данным индексом в учреждении м ож ет бы т ь тол ько один и хр ан и ться то л ько в одном месте (п у т ь и зж и т и я параллелизмов). З н а ч и т , о тли ­ чие системы актовой от системы дела з а клю ­ ч а е т с я в том, что при актовой системе план хранения документов р а зраб аты ваетс я пред­ вари тел ьно и я в л я е т с я единым для всех транспортных учреждений, а при нынешней си с тем е— план хранения дел р а зр аб а ты ваетс я по мере наполнения документов и по разному в разных я ч е й к а х одного и того ж е у ч р е ­ ждения. П р еим ущ ества предварительного пла ­ нирования очевидны . Е с л и бы даже .все достоинства актовой системы можно было полностью прилож и ть к нын еш нем у производству дел, то и тогда все ж е полезно было бы см енить наимено­ вание системы . Слиш ком глубоко сидит в нас понятие о св я зи между волокитой и т а к н а зы ­ в а ем ы м— делом — грудой плохо си с тем а ти зи ­ рованных документов. П р а ви ла были бы новые, но старый обычай все ж е о к а зал с я бы с и л ь ­ нее их, и правила оставали сь бы только на бумаге. В о т почему не целесообразно под­ н о вл я т ь отдельными элементами нынешнее ведение дел, а проще и выгоднее по стави ть его заново по актовой системе. В бо л ьш ин стве наших документов нет простоты , че тко сти , ясности . С т и л ь письма или приказа, зачастую , не выдерживает н и ­ какой кри тики . Вы р а бо т к а типовых бланков преследует цель — привести транспортную документацию к деловому четком у доступному советском у стилю (качественно е ул у чш ени е документов). С другой стороны, введение трафаретов механизирует работу и тем самым с л уж и т к поднятию производительности труда.