Бюллетень Управления Мурманской ж. д. 1923 г. № 35.

№ 35. Б Ю Л Л Е Т Е Н Ь 5 Учет авансовых сумм. 13. Для учета авансовых сумм в службах и у подот­ четных лиц ведутся книги по форме № ш . В эти книги ежедневно заносятся все авансовые операции как по при­ ходу, так и по расходу, в порядке, предусмотренном в § 23 Правил Кассового и Авансового Учета и Отчетности. 14. Авансовые книги должны быть заведены не более как на год, пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью РКИ . 15. В книге авансов должны открываться отдельные счета для каждого вида расходов, т. е. один общий счет для постоянного операционного аванса на хозяйственные нужды и по временным—отдельные счета, примерно: а) снего- борьба, б) вешние воды, в) погрузочно-топливные работы и т. д. 1 6. Авансовые книги заключаются на каждое i-e число и выведенный по книгам остаток сверяется с наличностью авансовых сумм. 17. Счетная Служба для учета авансов открывает лице­ вые счета только на имя Начальников Служб, вне зави­ симости от поручений последних на высылку авансовых сумм какому-либо Начальнику участка или отделения, почему Начальники Служб, представляя авансовые отчеты с оплаченными документами, должны исходить от суммы разрешенного им аванса. 18. Начальники Служб обязаны вести 2 авансовые книги, одну—общую (бланк № ш ) , для учета отпущенного в его распоряжение аванса, и вторую — для учета подотчетных лиц (бланк № 97-а). Отчетность. 19. В обеспечение достаточного наличия денежных средств в пределах установленных норм постоянного аванса и в целях наискорейшего его оборота, линейные подот­ четные лица, не ожидая израсходования авансовых сумм до 5о°/о их размера, обязаны составлять по ним отчеты и сдавать таковые не реже двух раз в месяц (i и 15 числа) с вполне оформлеными оплаченными документами подле­ жащим Начальникам Служб. Начальники Служб, в свою очередь, обязаны не менее 2-х раз в месяц представлять отчеты с оправдательными документами, в израсходованных суммах по разрешенным вообще службе авансам. 20. По временным авансам, отпущенным на определен­ ный срок, должны быть составлены отдельные отчеты по каждому роду аванса не позже ю-ти дней по окончании срока действия такого аванса, при чем, если аванс разре­ шен на сравнительно длительный период времени как 2— 3 ме-. сяца, то отчеты с оплаченными документами представляются помесячно, но ни в коем случае не удлиняя общего, дан­ ного для окончательного расчета времени, т. е. ю-ти дней после окончания срока, на который был выдан аванс. 2 1. Отчет в израсходовании аванса по командировкам должен быть представлен месту, резрешившему аванс (На­ чальнику службы, участка или отделения), с остатком не­ израсходованных сумм, не позднее 7-ми дней по истечении командировки. Пополнение авансов. 22. Пополнение постоянного аванса может быть произ­ ведено только при условии представления при отчете опла­ ченных документов, при чем само пополнение производится в размерах той суммы, на которую представлены при от­ чете оправдательные оплаченные документы. 23. Временный аванс пополнению не подлежит и если сумма, ранее испрошенная, является недостаточной, то со­ ответствующему Начальнику Службы, участка или отде­ ления, надлежит войти по принадлежности с ходатайством о разрешении дополнительного аванса. Проведение авансовых отчетов по кредитным книгам. 24. Все расходы из авансовых сумм заносятся в счета заказов и кредитные книги на основании подлинных доку­ ментов, с указанием номера авансового отчета, при котором эти документы направлены в Счетоводство Службы. Передача аваксов. 25. Передача авансов принципиально недопустима. В случае крайней необходимости о причинах передачи как равно и о состоянии передаваемого аванса, должен быть составлен акт за подписями сдающего и принимающего аванс и представителя Раб.*Кр. Инспекции, который ста­ вится об этом заблаговременно в известность. При передаче аванса, в книге выводится остаток, како­ вой сверяется с Кассовою наличностью с суммой несдан- ных оплаченных документов и с цифровыми данными об общем состоянии аванса на момент передачи его другому лицу,—по линии,—Счетоводства службы, а по Управлению службы с данными Счетной Службы, при чем в акте огова­ ривается, что оплаченные документы на определенную сумму оставлены у прежнего подотчетного лица для представления с отчетом по принадлежности. Таким образом, лицо, принимающее в свое ведение аванс, получает лишь денежную наличность. П р и м е ч а н и е : Счетоводства Служб обязаны вы­ сылать ежемесячно подотчетному лицу не позже ю числа за истекшим месяца, выписку из Положения лицевого счета подотчетного лица с указанием: по приходу — последнего извещения о высылке денегз а по расходу—№ авансового отчета, принятого к учету Один экземпляр выписки возвращается в Службу, с заверительной надписью, обратно. В случае выяснен, ной разницы о том делается пояснительная записка. Счетоводство Службы обязано один раз в месяц, не позже 2-го числа следующего за отчетным, свериться в Счет­ ной Службе с книгами о состоянии общего по службе аванса. Несвоевременная запись в книги авансовых операций. 26. За неоприходование, или за несвоевременное опри­ ходование в авансовых книгах получаемых сумм, а также за послевременную запись расхода, подотчетные лица могут быть привлечены к ответственности по усмотрению адми­ нистрации дороги. Время закрытия операционного постоянного аванса. 27. Действие постоянного аванса прекращается за 15-ть дней до истечения срока заключения операционного года, т. е. до 15 Сентября, и оставшиеся неизрасходованными суммы должны быть при заключительном отчете сданы в Главную Кассу дороги. В тех случаях, когда подотчетному лицу разрешено продолжать авансовые операции, то наличные суммы могут быть оставлены на месте; в заключительном отчете, против суммы остатка делается отметка о том, что сумма, зачи­ слена приходом на следующий операционный год. Ревизия авансовых книг и сумм. 28. Ревизия наличности авансовых сумм, правильности книг и всего делопроизводства по авансу, кроме предста­ вителей РКИ , периодически производится уполномоченными на то Администрацией дороги лицами, при чем в каждом случае составляется особый акт, с соответствующей отмет­ кой в авансовых книгах о результатах ревизии. За Начальника дороги Стручков. Начальник Счетной Службы Иванов. А Иванов.